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応募者対応の時間をなるべく短く・スピーディに！ 整えるべき「3つのポイント」
2026年2月25日
株式会社ジーエスコンサルティング
カスタマーサクセス 増野 芽愛
「応募者対応に割ける時間がほとんどない」
「現場が忙しく対応が後回しになってしまう」
これらは、いわゆる“中小企業あるある”のお悩みです。
応募者対応にはスピード感が大切。
それは分かっているけれど、現実的には難しい。
こうした状況を
「仕方ない」で終わらせてしまうのは、非常にもったいないと感じています。
今回は、
忙しい中でも安定した採用活動を行うために、
最低限整えておきたいポイントをご紹介します。
◆まず整えるべきは“型”
採用に時間をかけられない企業様にこそ、
最初に整えていただきたい応募者対応のポイントは、次の3点です。
- 最初の連絡手段・担当者・連絡タイミングを決めておく
- 連絡時に伝える内容を“固定化”する
- 応募後の流れをまとめて会社が把握する
これらは、
その都度考えなくても対応できる状態をつくるための土台です。
◆1.最初の連絡手段・担当者・連絡タイミングを決めておく
応募後最初の連絡については、
可能であればお電話で行っていただくことをおすすめしています。
ただ、すぐに電話をかけることが難しい場合は、
自動返信メールなどを活用し、
「応募を確認している」という意思がすぐに伝わる体制を
あらかじめ整えておくことが重要です。
◆2.連絡時に伝える内容を“固定化”する
各段階で送るメールのテンプレートを用意しておくのも有効です。
- 応募直後
- 書類選考後
- 面接2日前
- 面接後
- 内定後 など
面接2日前の連絡や面接後の定型メールは、
予約送信を事前に設定しておくことで、こまめに対応する手間を省くことが可能です。
さらに、イレギュラー対応の文面まで用意しておくと、現場の負担をさらに減らすことができます。
- 面接時間になっても来社されない場合
- 途中で連絡が途絶えてしまった場合 など
◆3.応募後の流れをまとめて会社が把握する
そして、こうした内容を会社がまとめて把握しておくことも大切です。
担当者が休みの場合等に、応募者対応を滞りなく進められるだけでなく、
選考フローとして整理しておくことで、
対応の抜け漏れや判断の迷いを防ぐことができます。
また、求職者目線でも、選考の見通しが分かるだけで不安は大きく軽減されます。
「次に何が起きるのか」
「いつ頃連絡が来るのか」
それらが明確であることは安心感につながるため、
求職者とのやり取りの中で、意識的に伝えてみましょう。
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